A telefon naponta 40-szer csörög. A csapata körülbelül a felére tud válaszolni.
Klarson 2 másodpercen belül felvesz minden hívást, felméri a sürgősséget, valós időben foglal időpontot, és napi 24 órában lefedi a rendelőt. Így egyetlen páciens sem marad válasz nélkül, és egyetlen időpont sem esik ki.
Páciens hív hétfőn 08:05-kor. A váró tele, a recepciós a pultnál dolgozik.
Sürgős időpontkérés. A recepció foglalt. Klarson 1,3 mp alatt felvette a hívást és lefoglalta az időpontot.
Az elveszett hívások nem véletlenszerűek. A legforgalmasabb órákban történnek, minden nap.
A csúcsidő megtöri a recepció ritmusát
Hétfő reggelek, ebédszünetek, péntek délutánok. Ezekben a pillanatokban ugrik meg a hívásmennyiség, miközben a csapat már a rendelőben lévő páciensekkel dolgozik teljes kapacitáson. Iparági adatok szerint a rendelők a munkaidőben érkező hívások 30-35%-át nem tudják felvenni. Nem hanyagságból, hanem mert egy ember nem lehet egyszerre két helyen.
A meg nem erősített időpontok többe kerülnek, mint gondolná
Egy átlagos rendelő évente több mint 90.000 €-t veszít csak a meg nem jelenések miatt. Ezek nagy része azért történik, mert a megerősítő hívások nem mentek ki, vagy túl későn mentek ki. A probléma nem a páciens. Hanem egy recepció, amelynek nincs ideje minden foglalást utánkövetni.
Az időpontkérések 43%-a munkaidőn kívül érkezik
A páciensek este, hétvégén és a saját ebédszünetükben keresnek szabad időpontot. Munkaidőn kívüli lefedés nélkül ezek a kérések vagy hangpostára kerülnek, ahol a hívók 87%-a üzenet nélkül leteszi, vagy egy olyan versenytárshoz, aki felveszi.
Minden hívás felvéve. Minden időpont biztosítva.
Klarson a recepció mellett fut, nem helyette. Kezeli azt a mennyiséget, amelyet a csapat nem ér el, így egy forgalmas hétfőn vagy péntek délutáni átadáskor sem esik ki hívás.
Nincs sorban állás, nincs várakoztató zene. Klarson azonnal felveszi a hívást, és azonosítja, hogy sürgős esetről, rutin időpontkérésről vagy általános kérdésről van-e szó. A csapat a rendelőben lévő pácienssel marad.
Közvetlen naptárhozzáférés. Klarson valóban elérhető időpontokat ajánl, és ugyanabban a hívásban megerősíti a foglalást. Proaktívan kezeli az időpont-emlékeztetőket is, csökkentve a meg nem jelenéseket anélkül, hogy plusz munkát adna a csapatnak.
A páciens, aki 22:00-kor fogászati sürgősséggel hív, vagy szombat reggel sürgős időpontot kér, választ kap. Klarson munkaidőn kívül is ugyanazon a színvonalon működik, mint munkaidőben.
Teljes hívásleirat, CRM-frissítés és csapatértesítés minden utánkövetést igénylő ügyről. A csapat hétfő reggel pontosan tudja, mi érkezett a hétvégén.
A recepció megszűnt szűk keresztmetszet lenni. Azok az időpontok, amelyek hétfő reggel korábban kiestek, most automatikusan beérkeznek. A csapatunk pedig nyugodtabb lett.
Nézze meg Klarsont rendelői működésben
30 perces hívás. Kötelezettség nélkül. Élő demó az Ön praxisára szabva.